Supervisi Efektif
Oleh
Roy Sembel,
Direktur MM Finance Plus,
Universitas Bina Nusantara
(www.roy-sembel.com),
Sandra Sembel,
Direktur Utama Edpro (Education for Professionals),
edpro@cbn.net.id
Anda baru diangkat jadi seorang manajer atau pimpinan unit di perusahaan Anda? Selamat. Untuk melakukan tugas Anda dengan baik, diperlukan berbagai keterampilan, bukan saja keterampilan teknis, tetapi juga keterampilan supervisi. Dengan supervisi, Anda dapat memberikan inspirasi kepada anak buah untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dengan jumlah lebih banyak, waktu lebih cepat, cara lebih mudah, dan hasil yang lebih baik daripada jika dikerjakan sendiri.
Bagaimana kunci supervisi yang efektif, sehingga dapat merealisasikan rencana besar dengan sukses? R. Keith Mobley dalam artikelnya "The Keys to Effective Supervision" mengemukakan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerapkan supervisi efektif.
CIRI-CIRI SUPERVISI EFEKTIF
Untuk melakukan supervisi efektif, terlebih dahulu seorang supervisor perlu mengetahui ciri-ciri dari supervisi yang efektif. Karena ciri-ciri inilah yang akan dijadikan panduan dalam mengembangkan keterampilan supervisi, dan dalam pengambilan keputusan sehubungan dengan tugas-tugas supervisi seorang pemimpin.
Delegasi. Tugas utama seorang kapten kapal adalah menakodai kapal tersebut sehingga bisa terus melaju ke arah yang benar, yaitu ke tempat tujuan yang telah ditetapkan. Jika kapten kapal melakukan semua pekerjaan di kapal tersebut sendirian (misanya: membersihkan dek, mencuci, memasak, memeriksa dan merawat mesin, menutupi kebocoran di sana sini), maka ia tidak akan ada waktu lagi untuk mengemudikan kapal karena ia terlalu sibuk melakukan segala sesuatunya sendirian. Ia tidak akan ada waktu lagi untuk melihat ke arah mana kapal melaju, karena perhatian dan tenaganya sudah sangat terkuras melakukan hal-hal yang sebenarnya bisa dikerjakan anak kapal. Demikian pula dengan seorang manajer, supervisor atau pimpinan unit, ia harus bisa membawa timnya ke target yang telah ditetapkan. Dengan keterbatasan waktu dan tenaga, akan lebih efektif jika kita mendelegasikan sebagian tugas-tugas, terutama yang bersifat teknis lapangan kepada anak buah. Jadi, tugas-tugas lapangan lainnya, perlu didelegasikan kepada anggota tim.
Keseimbangan. Seorang pimpinan diberikan otoritas untuk mengambil keputusan dan memberikan tugas kepada orang-orang di bawah tanggungjawabnya. Otoritas ini harus digunakan dengan tepat, artinya manajer atau supervisor harus menyeimbangkan penggunaan otoritas tersebut. Ia perlu tahu kapan harus menggunakan otoritas ini, dan kapan harus menahan diri dan membiarkan anak buah bekerja dengan mengoptimalkan kreativitas mereka. Keseimbangan juga mengacu pada sikap yang diambil oleh seorang pemimpin, kapan harus bersikap tegas, dan kapan harus memberi kesempatan pada anak buah untuk menyampaikan pendapat.
Contoh. "Example is the best policy." Mungkin prinsip inilah yang penting untuk diterapkan dalam melakukan tindakan supervisi. Seringkali kata-kata saja kurang efektif sulit untuk dimengerti, maka dalam kondisi seperti ini tindakan yang paling tepat adalah dengan memberikan contoh konkret bagaimana bersikap dan bagaimana melakukan suatu tugas. Supervisor juga harus menyadari bahwa anak buah akan melihat dan mengamati tingkah laku pimpinan mereka sebagai pedoman tingkah laku di tempat kerja. Jadi jika manajer atau supervisor menginginkan anak buah untuk disiplin dalam waktu, sang pimpinan pun harus memperlihatkan contoh konkret dalam menerapkan disiplin waktu, misalnya tidak datang terlambat, menyelesaikan tugas sesuai deadline, atau jika mungkin sebelum deadline.
Jembatan. Seorang supervisor atau manajer merupakan jembatan antara staf yang mereka pimpin dengan manajemen puncak. Jadi ia harus bisa menyampaikan keinginan, usulan karyawan pada pihak manajemen. Sebaliknya, ia pun harus bisa menyampaikan visi dan misi yang telah ditetapkan, serta keputusan-keputusan lain yang telah dibuat orang manajemen puncak untuk diketahui oleh para karyawan yang menjadi anggota timnya. Kondisi seperti ini sering memojokkan sang manajer, baik dari segi karyawan maupun manajemen. Untuk itu, manajer atau supervisor harus bisa menerapkan prinsip keseimbangan dalam bersikap dan mengambil keputusan agar adil dan bisa "menemukan" kepentingan staf dan juga pimpinan.
Komunikasi. Ciri sukses lain yang sangat penting dalam melakukan supervisi efektif adalah kemampuan komunikasi. Komunikasi di sini bukanlah komunikasi satu arah (memberikan tugas-tugas saja), tetapi yang terlebih utama adalah komunikasi multiarah, yang juga mencakup kemampuan mendengarkan keluhan, masukan, dan pertanyaan dari karyawan. Dalam mengkomunikasikan tugas-tugas, supervisor perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh orang yang harus melaksanakan tugas tersebut, bahasa yang sejajar dengan kemampuan dan cara berpikir anak buah.
KETERAMPILAN SUPERVISI
Setelah mengenal ciri-ciri supervisi yang efektif, yang perlu Anda ketahui juga adalah keterampilan yang diperlukan dalam melakukan supervisi yang efektif tersebut.
Keterampilan teknis. Dalam memberikan pengarah pada anak buah untuk melakukan pekerjaan, seorang supervisor perlu memiliki keterampilan teknis yang cukup yang menyangkut teknis penyelesaian pekerjaan di unit yang terkait.. Supervisor di bidang IT perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan IT yang cukup untuk memberikan pengarahan. Supervisor di bidang pemasaran asuransi, perlu mengetahui benar produk-produk asuransi dan cara-cara praktis dan efektif untuk memasarkan produk-produk asuransi tersebut. Jika dirasa masih kurang, supervisor perlu meningkatkan diri sebelum membantu anak buah untuk meningkatkan diri mereka.
Keterampilan administratif. Keterampilan ini antara lain mencakup pengetahuan dan keterampilan membuat mematuhi prosedur operasional, peraturan atau pedoman perilaku yang berlaku, membuat laporan dinas, laporan bulanan, menyusun anggaran, membuat proposal, dan melakukan pekerjaan administratif lainnya yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang ditekuni. Keterampilan ini seringkali dilupakan oleh perusahaan ketika mempromosikan seseorang sebagai manajer atau supervisor. Umumnya para manajer atau supervisor baru hanya diberikan training untuk memantapkan keterampilan teknis dan meningkatkan keterampilan manajerial, tanpa memperhatikan keterampilan administratif.
Keterampilan interpersonal. Keterampilan ini menuntut seorang supervisor untuk mengelola hubungan baik dengan berbagai pihak (anak buah, karyawan dan manajer di divisi lain baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung, supplier, klien, pimpinan perusahaan, dan karyawan lainnya). Keterampilan ini juga mencakup kemampuan menangani konflik di tempat kerja, menangani karyawan yang sulit diajak bekerja sama. Supervisor atau manajer yang memiliki keterampilan ini akan lebih mudah menggalang dukungan dari berbagai pihak untuk mendukung keputusan yang dibuat dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan, serta mencari solusi dari masalah-masalah yang dihadapi.
Keterampilan membuat keputusan. Seorang manajer atau supervisor diberikan tanggung jawab untuk membuat berbagai keputusan di departemen atau divisi yang dipimpinnya: keputusan menunda sebuah pekerjaan, memulai sebuah pekerjaan, menentukan apakah pekerjaan bisa diselesaikan oleh sumber daya manusia yang ada atau butuh bantuan konsultan dari luar. Semua keputusan ini akan mempengaruhi kelancaran jalannya kegiatan operasional dan berdampak pada tercapainya target yang telah ditetapkan. Jadi seorang supervisor perlu membekali diri dengan keterampilan yang penting ini, misalnya mengembangkan keterampilan untuk mengambil keputusan yang didasarkan pada informasi yang berhasil dikumpulkan (information –based decision making), baik melalui data statistik ataupun hasil survei lainnya, metode keputusan yang didasarkan pada penyelesaian masalah (problem-based decision making), dan pengambilan keputusan yang didasarkan pada hasil (result-based decision making).
PERANAN MANAJERIAL
Selain ciri-ciri supervisi efektif, keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan supervisi efektif, seorang manajer atau supervisor juga perlu mengenal peran manajerial yang harus dilakukannya sebagai seorang supervisor atau manajer. Peran-peran ini mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, evaluasi dan pengawasan, serta implementasi.
Perencanaan. Untuk mencapai target, diperlukan rencana yang dapat memetakan sukses. Rencana ini harus dibuat dari yang global sampai yang rinci, sehingga mudah untuk memvisualisasikan pencapaian target di masa depan. Pembuatan rencana menjadi kompleks karena mencakup rencana kerja dan interaksi antaranggota tim yang perlu diatur sedemikian rupa sehingga tidak saling menjegal, melainkan saling mendukung untuk mencapai target. Perencanaan juga perlu memperhatikan keterbatasan sumber daya yang dimiliki dan keterbatasan waktu yang dialokasikan untuk mencapai target yang telah ditentukan.
Pengorganisasian. Karena banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh sebuah tim yang merupakan kumpulan dari beberapa orang, supervisor atau manajer perlu melakukan pengorganisasian orang, tugas, waktu, dan fasilitas yang diperlukan. Dalam menjalankan fungsi ini, supervisor atau manajer perlu menempatkan orang yang tepat di pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan, minat orang tersebut (staffing). Pekerjaan ini juga menuntut supervisor untuk membuat time table (scheduling) untuk mengatur lalu lintas orang dan kegiatan agar tidak ada yang bentrok.
Implementasi. Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rencana yang sudah dibuat sesuai dengan pengorganisasian yang telah ditetapkan, serta memperhatikan titik-titik evaluasi yang telah ditentukan. Untuk itu perlu disusun berbagai skenario implementasi yang sesuai dengan rencana dan jenis pekerjaan yang harus diselesaikan. Misalnya, implementasi bisa dilakukan dengan menerapkan alternatif skenario optimis, skenario kondisi normal, dan skenario pesimis (Jika ternyata kondisi yang dihadapi sangat mirip dengan skenario optimis, maka yang bisa dipilih adalah alternatif implementasi yang optimis).
Evaluasi dan pengawasan. Setelah rencana disusun, orang-orang, kegiatan, dan sumber daya lain diatur sedemikian rupa, dan strategi implementasi dipilih, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi dan pengawasan atas pelaksanaan tugas-tugas. Evaluasi dan pengawasan ini tidak hanya dilakukan pada satu titik saja (titik awal, atau titik akhir), melainkan dilakukan secara reguler di beberapa titik sepanjang perjalan menuju target. Fungsi dari evaluasi dan pengawasan ini adalah untuk melihat apakah semua kegiatan sudah berjalan dengan lancar dan menuju ke arah yang benar, yaitu pencapaian target. Jika ternyata ada penyimpangan atau hambatan, bisa segera diketahui dan dapat ditindaklanjuti dengan melakukan penyesuaian, ataupun penerapan alternatif ataupun rencana "B". Hasil evaluasi dan pengawasan ini perlu disampaikan pada pihak-pihak yang terkait agar penyesuaian yang diperlukan bisa segera dilakukan.
Mengenal ciri-ciri supervisi efektif, memiliki keterampilan supervisi yang diperlukan, serta memahami dan menjalankan peran manajerial, seorang supervisor sudah memiliki bekal untuk melakukan tugas supervisi dengan efektif. Bekal ini akan berguna jika diterapkan bukan hanya direnungkan saja.
Jika Anda baru menjadi seorang supervisor atau manajer, coba terapkan apa yang Anda rasa cocok untuk Anda. Selamat mencoba.n
